Deze veelzijdige applicatie leeft om van de voorbereiding en uitvoering van uw schepencollege een gestroomlijnd proces te maken. Volledig webgebaseerd, worden alle diensten maximaal op elkaar afgestemd en behoudt u optimaal het overzicht.

Dankzij het decentraliserend karakter kunnen namelijk alle gebruikers het proces op de voet volgen. Het systeem genereert automatisch de relevante documenten (agenda, verslag college,…) en houdt de betrokken partijen via efficiënte mailings op de hoogte.

De dossierbeheerders kunnen nieuwe dossiers aanmaken met de nodige eigenschappen: gaande van code, titel, omschrijving tot datum van behandeling in het college. Zij duiden ineens de medebeheerders en verantwoordelijke schepen(en) aan zodat deze continu op de hoogte blijven.

Het systeem houdt rekening met het repetitieve karakter van de dossiers: Elke dienst kan zelf zijn ontwerpbesluiten opstellen zodat latere besluiten en notulen een logische opvolging krijgen.

Afhankelijk van de optie tot financieel advies passeert het dossier wel of niet de financiële diensten.

Als het dossier compleet is, wordt het klaargezet voor de agenda. Het secretariaat bekijkt vervolgens het dossier en na goedkeuring belandt het op een specifieke agenda. Deze wordt automatisch aangemaakt op basis van de goedgekeurde dossiers.

De schepenen kunnen ondertussen al op voorhand een adviesstem uitbrengen via het systeem en dit zelfs van op afstand. Zo wordt het verloop van het schepencollege vergemakkelijkt.

Na beëindiging van het college wordt er automatisch een verslag met de bekomen besluiten gegenereerd en wordt iedere dossierbeheerder gemaild over de status van zijn dossier (goedgekeurd, ontwerpbesluit afgekeurd, negatief advies).

Dossiers worden meer conform en bevatten een historiek en actuele status. Per dossier kan u naast de gebruikelijke info, bijlagen raadplegen of het besluit van het college met eventuele opmerkingen inkijken.

Opmaken van de benodigde documenten (besluiten, notules en agenda’s) gebeurt volautomatisch. Zo wordt bijvoorbeeld de dagorde automatisch bepaald.

Mogelijkheid tot het geven van adviesstemmen: het schepencollege kan van op afstand alle dossiers digitaal raadplegen en er dus een voorlopige adviesstem aan toekennen.

Een zoekfunctie staat u toe dossiers op te zoeken naargelang thema, beheerder,…

Aangezien de ambtenaren vertrouwd zijn met de werking, verloopt de opleiding van het digitale schepencollege zeer vlot. Weblogik stelt zelfs een testomgeving ter beschikking zodat het gebruik een tweede natuur wordt.